Sayılara Önem Verin
Kesinlik ile muğlaklık arasındaki netliği sağlayan, doğru ile yanlışı ayıran şey nedir? Sayılardır. Hayatınızı sorgulayın, her yerde sayılar var. Matematiğe hiç bu kadar yakın olmamıştık. Teknoloji ile uğraşanlar bilgisayar dilinin 0 ve 1 den oluştuğunu çok iyi bilirler. Ya hep ya hiç gibi. Zaman sayılardan oluşur. Kümülatif toplamdır. İyi kullananlar önde…
*İşi yapmak için gerekli bir süreniz vardır. Bu süre sonuna hazırlanmak için bolca zamanmış varmış gibi gelir, ancak birkaç acil iş daha olduğunda, esas işimizi erteleriz. Son tarih daha sonra uzar ve son dakikada tamamlamak için çabalarız. Farklı bir durumda ise, başka acil bir göreviniz olmadığında tüm zamanımızı esas işe ayırırız. İlk kısımdan sonra iş tamamlanmış gibi görünse de, fazladan zamanınız var, bu yüzden son tarih yaklaşana kadar burada ve orada ayrıntıları eklemeye devam ederiz. Çalışmamız artık süreyi dolduracak şekilde genişledi. Rastgele bir tarih belirlemek yerine bir işin ne kadar süreceğini gerçekçi bir şekilde belirlemek için çalışılmalıyız. Bitiş tarihi yerine iş için gereken süreye odaklanmak verimliliğimizi artıracaktır.
**Her işi planlayalım ki, işi erteleme olasılığımız azalsın ve verimli çalışmamız olsun. Bir iş plan oluşturmak, zamanımızı yönetmemize, görevlerimizin ne kadar süreceğini değerlendirmemize ve bunları buna göre planlarımıza yardımcı olsun.
***Son tarihler belirleyelim “Ne kadar zamanım var?” zihniyetinde düşünmek yerine, her bir görev için gerçekçi olarak ihtiyaç duyacağımız zamanı düşünmeye başlayalım. Bir iş için gerçekten ihtiyacımız olan zamanı bulmak için önce iş gereksinimlerini anlamalıyız. İş için ne kadar zamana ihtiyacımız olacağını belirlemek için neyin gerekli olduğuna dair geniş bir anlayışa ihtiyacımız olacak. Bu adım, daha büyük işlerdeki tüm alt işlerin ve etkinliklerin bir listesini oluşturmayı içerir. İşleri ve alt görevleri önceliklendirelim. İş gereksinimlerinizin bir listesine sahip olduğumuzda, yapılacaklar listenize öncelik verebilir ve hangi görevlerin en önemli ve/veya karmaşık olduğunu belirleyebiliriz. En çok zaman alan görevleri listenizin en başına yerleştirmeliyiz. Kimleri dâhil etmemiz gerektiğine karar veririz. İşin bazı bölümleri iş arkadaşlarımızdan yardım gerektiriyorsa, kimi dâhil edeceğimizi değerlendirmemiz gerekir. İşin başında ekibimize ulaşmak, daha sonra bize zaman kazandıracaktır. Zaman tahminlerini yapmalıyız. Yaklaşan işe kimin, neyin ve nasıl dâhil olduğu konusunda sağlam bir anlayışa sahip olmalıyız. İş yükünü ve kişisel üretkenlik seviyesine göre tamamlama için gerçekçi zaman tahminleri yapabiliriz. Görevleri, tamamlanması gereken kısa vadeli hedefler olarak düşünürsek; bunları ne kadar hızlı tamamlarsak, başka şeyler için o kadar çok zaman kalacaktır.
***Zaman sınırlaması, erteleme ile mücadele etmemize, kaybolan üretkenliği geri kazanmamıza ve önemli olan işe odaklanmamıza yardımcı olabilecek üretken bir iş stratejisidir. Zaman sınırlaması, belirli bir zaman çerçevesinde bir işi bitirmek için bir hedef belirlemeyi içerir. Bir işe başlamadan önce ne kadar süreceğini planladığımızda, işimizle ilgili daha bilinçli oluruz.
****Molalar, zihinsel yorgunluğu azaltırken üretkenliğimizi artırmak amacıyla sık kısa molalar içeren odaklanmış çalışma oturumlarını içerir. Böylece odağı en üst düzeye çıkarmak için 25 dakikalık çalışma ve beş dakikalık aralar kullanır. Formül kolay, önem derecesine göre sıralanmış görevlerin bir listesi, zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarlamak, zamanlayıcı süresince bir iş üzerinde çalışmak, 5 dakika ara, 4 set sonrasında 15-30 dakika ara.
*****Görev yönetimi araçlarını kullanmalıyız. Bir görev yönetimi aracı kullanmak, iş günümüzü organize etmenin, kişisel tarihleri planlamanın ve önceliklerimizi yönetmek için yeterli zamanımız olduğundan emin olmanın en iyi yoludur. Ekiple işbirliği yaparak veya kişisel işler için yapılacaklar listeleri oluşturarak projeleri takip edebiliriz. Zamanın kontrolünü elimize almak ve tamamlayabileceğimiz iş miktarını artırmak istiyorsak, zaman yönetiminin üstesinden gelmek çok önemlidir. Görevleri son tarihinden önce bitirirsek, işimizde ilerlemek veya mola vermek için fazladan zamanımız kalır. Amaç, kendimizi fazla çalıştırmak değil, daha verimli olmaktır.
Sonuç olarak; teknolojiyi kullanarak zaman yönetimi becerilerimizi geliştirmenin anahtarı, dikkatimizin dağılmasını veya aşırı yüklenmesini durdurmaktır. Her an internette olmamalıyız, her 5 dakikada bir sosyal medyayı kontrol etmeyi bırakmalıyız ve e-postanın birkaç saat bekleyemeyeceğini düşünmemeliyiz. Bunun yerine, teknolojinin gücünden yararlanmalıyız ve tersi yerine bizim için çalışmasını sağlamlıyız.
