İşyerinde yanlış anlaşılma korkusu nasıl aşılır

30 yıllık geçmişiyle HARİKA işyerlerinin nasıl olması gerektiğini tanımlayan Great Place to Work® Enstitüsü, en kritik konuyla ilgili yeni öneriler getirdi: İşyerinde korkmadan diyalog kurabilmek. Enstitü; çalışanlar, yöneticiler ve işletme sahiplerinin dikkat etmeleri gereken 9 önemli noktayı açıkladı.Bugün artık hem organizasyonların çalışanlardan hem de çalışanların işyerlerinden beklentileri arasındaki fark açılırken iki tarafın da sakin ve yapıcı diyaloglar gerçekleştirmesi daha da kritik bir hal aldı. İş hayatındaki herkes mutlaka yanlış anlaşılma veya kendini sert tartışmalar içerisinde bulma durumunu yaşamıştır. Great Place to Work® Enstitüsü tarafından hazırlanan çalışmaya göre 9 maddelik yönergeyle kötü sonuçlanabilecek tartışmalardan kaçınmak mümkün.

İşyerinde güvenli diyalog ortamı yaratmak inovasyon ve üretkenliği artırıyor

İş yerinde sert tartışmalara girmek konusunda herkes isteksiz olsa da, konudan tamamen kaçınmak, iş yerinde çalışanların güvenini, kapsayıcılığını ve aidiyet duygusunu zedeleyebilir. Oysa bu deneyimler çalışan refahı, inovasyon ve üretkenlik gibi unsurlar açısından çok önemli. İşyerinde herkesin çekinmeden diyalog kurabilmesi; ekipler, yöneticiler veya İK yöneticisiyle karmaşık ve hassas konuları ele alabilmekle ilgilidir. Duyguları güçlü şekilde harekete geçirebilecek, iş için uygunsuz olduğu düşünülebilecek konuların dikkatli ve bilinçli bir şekilde, karşılıklı diyalog halinde konuşulması gerekiyor.

İş yerinde çekinmeden diyalog kurmak, aynı zamanda öğrenme kültürü geliştirmenin bir parçası. Bu diyaloglar, diğer kişilerin ihtiyaçlarının daha iyi anlaşılmasını, liderlerin ve çalışanların, hassas konularda diyalog kurarken daha rahat olmalarını sağlar. Yaraya tuz basmaktan veya yanlış bir şey söylemekten çekinmek normal olsa da, organizasyonunun veya ekibin, bir krizin ortasında (hala devam eden küresel salgın gibi) yoluna devam edebilmesi için, bunlarla yüzleşmesi gerekir.

İş yerinde korkusuzca gerçekleştirilecek diyalog süreçlerini nasıl yönetmeli?

1. Niyet açıkça belirlenmeli:

Amaç, herhangi bir sorunu düzeltmek veya çözmek değil, herkesin her türlü deneyimini paylaşabileceği güvenli bir alan yaratmak olduğundan tüm duygular, endişeler, umutlar ve kaygılar hoş karşılanmalı. Böylece herkesin sorularını ve endişelerini paylaşarak destek talep etmesinin önü açılmış olur.

2. Herkesin kendisini güvende hissedebileceği korunaklı bir ortam oluşturulmalı:

Böylesi bir sohbet için en az 60-90 dakikalık özel bir zaman dilimi ayrılmalı. Herkesin katılımının beklendiği önemle vurgulanmalı ve ekip lideri, bu konuşmanın ne kadar önemli olduğunu dile getirerek herkesin iş programlarını etkinliğe göre ayarlamalarına yardımcı olmalı. Ayrıca herkesin fiziksel olarak kendini güvende hissedebilmesi için etkinliğin video konferans yoluyla gerçekleştirilmesi gerekiyor.

3. Moderatörler ve gruplar belirlenmeli:

Birlikte, büyük bir grup şeklinde sohbete başlanmalı ve ardından sohbet için yaklaşık altı ila sekiz kişilik alt gruplar oluşturulmalı, alt gruplar da dikkatle seçilmeli. Çalışanların hassas konulara dair saygı çerçevesinde diyalog kurabileceği ve kendilerini son derece güvende hissedebileceği ortamlar oluşturulduğu takdirde, düzenlemelere daha az ihtiyaç duyulacaktır.

Organizasyonda güven oranı düşükse, hakkında konuşulacak hassas konular ve çalışanların genelinde düşünce, duygu ve görüşler fazlaca çeşitlilik gösteriyorsa, olumlu bir deneyim yaratmak adına, daha fazla moderatör eklenebilir. Burada amaç, bireyler aynı fikirde olmasa bile, herkesin görüşlerini yargılanmadan ve eleştirilmeden özgürce dile getirebileceğini hissetmesini sağlamak. Her grup için bu tür tartışmaları yönetebilecek birer moderatör belirlenmesi daha doğru olacaktır.

4. Doğru yönetilmeli:

Toplantıya hep birlikte, kıdemli bir liderin toplantının amacını ve temel kuralları herkesle paylaşmasıyla başlanmalı ve tartışılacak konu açısından uygun olan şirket değerlerine odaklanılmalı. Ayrıca herkesten, kimin ne söylediğine dair detayları gizli tutması talep edilmeli. Kişilerin söylediklerinin yanlış aktarılmasından kaçınmak adına söyledikleri doğrudan alıntılanmamalı. Ardından alt gruplara ayrılmalı ve başlangıç aşamasında yardımcı olması için aşağıdaki temel tartışma soruları oluşturulmalı:

Birbirinizle konuşun.

Hassas konuları nasıl deneyimliyorsunuz?

Kafanızı karıştıran konu nedir?

Size nasıl destek olabilirim?

Birbirimize nasıl destek olabiliriz?

Zorluklara rağmen yolunuza devam etme konusunda umudunuzu korumanızı sağlayan şey nedir?

5. Moderatör önce kendi hassasiyetlerinden bahsetmeli:

Her moderatör, kendisine dair bazı gerçeklerden ve hassasiyetlerden bahsederek konuya girmeli ve konuşmanın tonunu belirlemeli. Katılımcılar, liderin açık ve dürüst tavrından yola çıkarak onu takip edecek ve böylece ortamın ne kadar güvenli olduğunu düşünecektir.

6. Konunun tartışılmaya başlanması:

Kişisel yaşantıların ve duyguların paylaşılmasına odaklanılmalı. İsteyen herkesin en az bir kez konuşma fırsatı bulmasını sağlanmalı. Herkese cömert bir süre ayrılmasını sağlamak için konuşmanın bölünmesini ve karşılıklı tartışmalara girilmesi engellenmeli. İnsanların görüşlerinin farklılık göstermesi sorun teşkil etmese de, kimsenin bir başkasının kişisel deneyimini tartışmaya açmasına veya yok saymasına müsaade edilmemeli. Irk, cinsiyet, din veya diğer demografik unsurlar hakkında konuşurken bir kişiden, ait olabileceği bir grup adına konuşması istenmemeli. Ağlamak dahil, yoğun duygular hoş karşılanmalı.

7. Tekrar büyük bir grup olarak toplanılmalı ve etkinlik sonlandırılmalı:

Küçük gruplar tekrar bir araya getirilmeli ve deneyimlerini paylaşmak isteyen herkes konuşmaya davet edilmeli. Ardından kıdemli lider, katılan herkese teşekkür ederek konuşmayı sonlandırmalı. İsteyenler için erişebilecekleri ve kendilerini ilgilendiren kaynaklar hakkında mutlaka açıklama yapılmalı.

8. Birbirine destek olunmalı:

Bazı destek talepleri dile getirilmişse, bunları yerine getirmek için organizasyon olarak gereken yapılmalı. Alt gruplardan birinde konuşma beklendiği gibi ilerlememişse, moderatör bunu çözmeye yardımcı olmaları için İK liderlerini ve ekip liderlerini çağırmalı. Zorluk çıkarabilecek konuları görmezden gelmektense, bunlarla yüzleşmek ve en azından sorunu çözmek için çaba göstermek daha iyi bir seçenektir.

9. Sürecin devamlılığı sağlanmalı:

Hazırlanan yönergeler ve bahsedilen sohbetin tek seferde işe yarayacak bir uygulama olmadığı unutulmamalı. Hepimiz dünyada ve çevremizde olup bitenler hakkında konuşmaya ihtiyaç duyuyoruz. Bu tartışma formatı işe yararsa güzel ama işe yaramazsa, organizasyonun kendi kültürüne uygun bir yöntem kullanılması gerekebilir. Önemli olan cesur bir şekilde ve çekinmeden denenmesi.